Примеры перехода на алгоритмы контроля лимитов 2.5 и получения фактических данных с помощью корреспондирующих регистров остатков

Алгоритм контроля лимитов 2.5

Внимание

Для перехода на новый алгоритм Контроль лимитов 2.5 рекомендуем создать копию рабочей базы, изменить алгоритм контроля лимитов, проверить корректность остатков в отчете Лимиты по бюджетированию и только после этого переводить рабочую базу на контроль лимитов по новому алгоритму.

Для перехода на алгоритм контроля лимитов 2.5. в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Вариант контроля лимитов по данным бюджетирования следует установить переключатель в значение Контроль лимитов 2.5.

При выборе варианта Контроль лимитов 2.5 программа предложит выполнить заполнение регистра «Лимиты по данным бюджетирования» и обработку правил получения факта в фоновом режиме. Заполнение регистра происходит без контроля лимитов.

При включении функциональной опции Контроль лимитов 2.5 автоматически запускается фоновое задание, которое выполняет обработку данных для использования нового алгоритма контроля лимитов:

■ В регистре «Лимиты по данным бюджетирования» заполняются плановые значения лимитов из данных регистра «Обороты бюджетов» по лимитируемым статьям бюджетов со статусом Утвержден.

■ В регистре «Лимиты по данным бюджетирования» заполняются суммы потребления лимитов по документам Заявка на командировку и Заявка на расходование ДС без контроля превышения лимитов.

■ Формируются задания на отражение фактического потребления лимитов платежными документами с последующей их обработкой.

Для правил получения фактических данных с типом Исполнение бюджета и фактические данные:

■ при расчете факта по балансовым регистрам устанавливается тип Исполнение бюджета (если используется показатель Сумма к выплате, Сумма к выплате в пределах лимита или Сумма к выплате сверх лимита) или Фактические данные;

■ при расчете факта по оборотным регистрам разделяются на 2 правила с типом Исполнение бюджета и Фактические данные.

Для всех правил получения фактических данных с типом Исполнение бюджета, использующих показатель Сумма к выплате в пределах лимита или Сумма к выплате сверх лимита, устанавливается показатель Сумма к выплате. Показатель Сумма к выплате остается без изменения. Все остальные правила, содержащие иные показатели, помечаются на удаление.

Внимание

Если в момент перехода на алгоритм контроля лимитов 2.5 не используется получение факта по балансовым регистрам, то необходимо проверить работу всех правил с типом Исполнение бюджета. Необходимо исправить поля на закладках Дополнительный отбор и Заполнение аналитик статьи, отмеченные черным крестиком.

Получение фактических данных по статьям бюджетов в оперативном учете по данным корреспондирующих регистров остатков

Алгоритм перехода к получению фактических данных по данным корреспондирующих регистров остатков (далее балансовых регистров)

Внимание

Для перевода сбора фактических данных по статьям бюджета в оперативном учете по данным балансовых регистров рекомендуем создать копию рабочей базы, изменить механизм сбора факта, проверить корректность данных бюджетных отчетов за прошлые периоды и только после этого переводить рабочую базу на сбор факта по новому алгоритму.

Если ведется международный финансовый учет, то рекомендуется переходить на новый алгоритм, если источником данных для проводок является Настройка по объектам учета и их корреспонденциям (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Международный финансовый учет – Формирование проводок). Если источником данных для проводок является Настройка по хозяйственным операциям, то рекомендуем перейти на функциональную опцию Настройка по объектам учета и их корреспонденциям.

Также перед изменением настройки по получению фактических данных по статьям бюджета необходимо включить хранение факта по всем правилам по данным оперативного учета.

Для этого необходимо открыть рабочее место Настройка правил получения фактических данных бюджетирования (раздел Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Правила получения фактических данных) и нажать на кнопку Настроить правила. В открывшемся окне на закладке Фактические данные необходимо открыть правила и установить флаг Хранить результат выполнения правила.

Внимание

После перехода на новый алгоритм в случае корректировки правил сбора фактических данных по статьям бюджета (далее правило) документы за весь период будут переотражены в бюджетировании. Поэтому при необходимости сохранить результат по существующему правилу за прошлые периоды, в случае если по новому алгоритму результат расчета правила отличается от старого алгоритма, рекомендуем использовать возможность не переотражать документы в бюджетировании при изменении периода действия правила.

В статье бюджета при изменении периода в поле Ограничить период сбора данных для хранения с система задаст вопрос о необходимости переотражения документов в бюджетировании. Возможность не переотражать документы в бюджетировании необходима для сохранения ранее рассчитанного факта, чтобы он не удалился по документам, не относящимся к новому периоду, но относящимся к прошлому периоду.

Если использование лимитов ведется по данным бюджетирования, используя алгоритм контроля лимитов 2.4, то в рабочем месте Настройка правил получения фактических данных бюджетирования на закладке Исполнение бюджета необходимо открыть правило и в поле Тип правила временно заменить значение Исполнение бюджета на Фактические данные. Далее необходимо установить флаг Хранить результат выполнения правила. Далее после включения функциональной опции По корреспондирующим регистрам остатков необходимо будет Тип правила вернуть на значение Исполнение бюджета.

Если на момент перевода системы на получение фактических данных по данным балансовых регистров осуществлен переход на алгоритм контроля лимитов Контроль лимитов 2.5, то обрабатывать правила с типом Исполнение бюджета не нужно.

После того как по всем правилам получения фактических данных будет установлен флаг Хранить результат выполнения правила их необходимо отразить в бюджетировании, нажав на кнопку Отразить документы.

В раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Бюджетирование для перевода сбора фактических данных по статьям бюджета в оперативном учете по данным балансовых регистров есть переключатель Получение фактических данных по данным оперативного учета: По корреспондирующим регистрам остатков, По аналитическим оборотным регистрам.

После отражения документов появится возможность установить переключатель на значение По корреспондирующим регистрам остатков.

Рекомендуем включить настройку Автоматически запускать фоновое задание расчета хранимых данных бюджетирования из отчетов.

Настройку Автоматически запускать фоновое задание расчета хранимых данных при проведении документов рекомендуем включить, если необходимо оперативно обновлять фактические данные бюджетирования, а также при отсутствии замедления работы базы после включения данной функциональной опции.

Далее необходимо установить переключатель Получение фактических данных по данным оперативного учета: на значение По корреспондирующим регистрам остатков.

При включении настройки По корреспондирующим регистрам остатков автоматически запускается фоновое задание, которое выполняет для нового алгоритма расчета факта подготовку данных: корректирует источники данных и показатели суммы для некоторых правил, добавляет признак использования в бюджетировании для некоторых источников данных.

При возникновении ошибок после включения функциональной опции По корреспондирующим регистрам остатков можно вернуться на получение фактических данных По аналитическим оборотным.

Ошибки могут быть связаны:

■ с некорректной работой правила получения фактических данных (в таком случае записей в регистре «Фактические данные бюджетирования» не будет, а описание ошибки необходимо смотреть в журнале регистрации);

■ с некорректными данными балансовых регистров (в таком случае в регистре «Фактические данные бюджетирования» будет запись с пустой суммой и с заполненным описанием ошибки в поле «Комментарий»).

Для возврата к алгоритму получения фактических данных по данным оборотных регистров, необходимо переключатель Получение фактических данных по данным оперативного учета: установить значении По аналитическим оборотным регистрам.

Далее необходимо перепроверить правила, и при необходимости поправить отбор и правила заполнения аналитики.

Если система не дает возможность установить переключатель Получение фактических данных по данным оперативного учета на значении По аналитическим оборотным регистрам, необходимо проверить, что во всех правилах получения фактических данных бюджетирования установлен флаг Хранить результат выполнения правила.

Если флаг Хранить результат выполнения правила не установлен, то его необходимо установить с помощью переключения значений типа правила с Исполнение бюджета на Фактические данные и обратно или перевыбрав значение Исполнение бюджета.

Анализ расхождений в сборе факта по данным балансовых регистров от сбора данных по данным оборотных регистров

	Получение фактических данных по данным оперативного учета:
	По аналитическим оборотным регистрам	По корреспондирующим регистрам остатков (рекомендуется)
ХО Распределение расходов на себестоимость продаж	Сбор факта не производился	Поэтому для отражения факта по данной ХО после перехода на сбор факта по балансовым регистрам необходимо переотразить в бюджетирование документы, у которых в движениях регистра "Выручка и себестоимость продаж" заполнен ресурс "Расходы на продажу" (перепровести документы и перезакрыть период или перезаписать правила получения факта по данной ХО для закрытого периода).
ХО Распределение расходов на себестоимость продаж	Сбор факта не производился	Для данной ХО необходимо использовать Источник суммы Себестоимость.
Хозяйственная операция (далее ХО) Ввоз товаров из ЕАЭС		Необходимо в правила получения фактических данных добавить ХО Начисление НДС налоговым агентом
ХО Входящий НДС по приобретению ХО Начисление НДС налоговым агентом	нет	есть
ХО Возврат оплаты клиенту на платежную карту		Необходимо в правила получения фактических данных добавить ХО Возврат подарочных сертификатов
ХО Возврат от розничного покупателя		Необходимо использовать правило по ХО Сторно реализации с отбором либо «Контрагент» = «Розничный покупатель», либо «Расчетный документ - Хозяйственная операция» = «Возврат от розничного покупателя»
ХО Выпуск продукции		Необходимо добавить для статьи бюджета правило получения факта с коэффициентом -1 по данным регламентированного учета, указать счет 20 и кор. счет 20, добавить отбор Типы затрат - Равно - «Сдельная оплата труда».
ХО Закупка у поставщика		Необходимо добавить в правиле по ХО Закупка у поставщика отбор для исключения услуги по переработке. Отбор: Номенклатура - Не равно- «Переработка давальческих материалов».
ХО Изменение параметров амортизации ОС ХО Изменение параметров стоимости ОС		Добавляется амортизация ОС при выкупе арендованных ОС. Если необходимо можно исключить арендованные ОС в отборе правила получения факта. Отбор: Группа финансового учета - Не равно – «Аренда и лизинг».
ХО Корректировка приобретения со списанием на расходы		Добавляется сумма по документу Корректировка приобретения до ввода остатков.
Оплата арендодателю	ХО Оплата арендодателю	Вместо правила с ХО Оплата арендодателю необходимо использовать 4 правила с ХО: Оплата услуг по аренде, Оплата обеспечительного платежа, Оплата выкупной стоимости предметов аренды, Оплата выкупной стоимости предметов аренды (аванс).
ХО Отражение налогов взносов с заработной платы		Добавить правило по ХО Отражение НДФЛ
ХО Отражение расходов за счет прочих активов/пассивов		Для аналитики Договор добавлен тип значения Справочник «Договоры аренды». Необходимо добавить правила: по ХО Начисление процентов по аренде - для оборотов по документам Начисление процентов по аренде. по ХО Формирование стоимости арендованных ОС - для оборотов по документам Заключение договора аренды (в исходном алгоритме выводились суммы только по договорам лизинга). Отбор: Договор.Балансодержатель Равно Арендатор. по ХО Отражение услуг по аренде в расходах - для оборотов по документам Поступление услуг по аренде.
Порча товаров	ХО Порча товаров	Необходимо использовать правило с ХО Порча товаров с переоценкой
ХО Поступление процентов по займам выданным	Проценты определяются по Статье ДДС, определенной в договоре как статья уплаты процентов.	В новом алгоритме привязка идет к реквизиту Тип суммы - Проценты из регистра "Расчеты по финансовым инструментам".
ХО Прочее поступление ДС		К существующему правилу по ХО Прочее поступление ДС необходимо добавить правило по ХО Прочие доходы
ХО Прочий расход ДС		К существующему правилу по ХО Прочий расход ДС необходимо добавить правило по ХО Прочие расходы
ХО Реализация (себестоимость)		Отсутствует сумма по услугам. Необходимо использовать для услуг правило с показателем Сумма с отбором Номенклатура.ТипНоменклатуры Равно Услуга.
ХО Реализация (сумма)		Отсутствуют обороты по продажам прошлых периодов. Необходимо использовать правила сбора факта с произвольным запросом к регистру "Выручка и себестоимость продаж" с отбором по типу регистратора "Ввод остатков о продажах за прошлые периоды"
ХО Списание амортизации ОС ХО Списание стоимости ОС		Добавляются суммы по арендованным ОС по документам Прекращение договора аренды. При необходимости исключить арендованные ОС можно в правилах получения факта установить отбор: Группа финансового учета - Не равно – «Аренда и лизинг».
ХО Списание резерва переоценки амортизации НМА ХО Списание резерва переоценки амортизации ОС ХО Списание резерва переоценки стоимости НМА ХО Списание резерва переоценки стоимости ОС		Сбор факта не осуществляется, так как суммы не используются в алгоритме формирования балансовых регистров Необходимо использовать правила сбора факта с регламентированным учетом (отбор по счетам 83, 84) или с произвольным запросом.

При сборе фактических данных По корреспондирующим регистрам остатков в регистре накопления (далее РН) «Фактические данные бюджетирования» документов оплаты и заявки на расходование ДС правило заполнения поля Подразделение иное, чем при сборе факта По аналитическим оборотным регистрам.

При необходимости можно формировать данные о подразделении в РН «Фактические данные бюджетирования» при сборе фактических данных По корреспондирующим регистрам по сценариям Фактические данные и Исполнение бюджета по такому же алгоритму, как и при сборе факта По аналитическим оборотным регистрам. И соответственно получать данные в отчетах.

Для этого необходимо в статье бюджета добавить аналитику Подразделения.

При настройке правила получения фактических данных на закладке Заполнение аналитик статьи необходимо для аналитики Подразделения выбрать заполнение Подразделение платежа.

Внимание

Ограничение чтения записи регистра накопления «Фактические данные бюджетирования» пользователями с неполными правами остается без изменения.

Ограничение по сбору факта по хозяйственной операции "Конвертация валюты" с помощью заполнения Подразделение платежа. Как вариант можно использовать правило сбора факта по хозяйственной операции "Оплата поставщику" с отбором по статье ДДС "Конвертация валюты (списание)".

Для сбора фактических данных по НДС входящему необходимо использовать хозяйственную операцию (ХО) Закупка поставщика и другие ХО, связанные с закупкой. По ХО Входящий НДС по приобретению сбор факта не осуществляется.